La période de fin d’année est propice à dresser son bilan annuel, un document global qui revient sur l’ensemble des activités de l’entreprise et présente les résultats. La conception de ce document est souvent précédée par des présentations intermédiaires qui font le rapport d’activité de chaque business unit ou service de l’entreprise. On vous aide à construire un Powerpoint impactant, adressé à vos N+1 et +2, pour dresser le bilan de vos activités et construire ensemble la feuille de route de l’année à venir.
Notre agence PowerPoint a développé la méthode IMPACT©. Elle vous aidera à sortir du lot dans l’exercice, en mettant en avant les éléments cruciaux pour présenter une analyse pertinente pour le business de votre entreprise.
Le bilan annuel est souvent un exercice imposé, rendez-vous annuel très cadré… et rasoir
Effectué pour le N+1 voire +2, le « bilan » porte bien son nom. Beaucoup l’envisagent comme l’occasion de valoriser les résultats de leur activité, renforcer la fierté de l’équipe et glaner une marque de reconnaissance du chef.
Il se traduit alors par un cumul de slides, comprenant :
- La rétrospective exhaustive de l’année, en n’oubliant aucun projet
- Beaucoup de chiffres et de tableaux, de graphiques, additions des reportings mensuels / trimestriels
- Une présentation longue, à laquelle chaque membre de l’équipe a contribué… produisant chacun sa partie
- Et une mise en forme hétérogène, résultat des pratiques et compétences PowerPoint de chacun
Pour le big boss, c’est l’indigestion avant les fêtes : il endure plusieurs présentations de ce type par jour !
Et si votre présentation sortait du lot ? Ce rapport est l’occasion parfaite de montrer que vous savez être polyvalent et adapter votre discours à votre public en sortant de votre position d’expert de votre sujet pour adopter une vision plus macro, qui répond aux enjeux stratégiques de votre entreprise.
Avec IMPACT©, construisez votre présentation pour marquer vraiment le big boss
I comme Intention : exprimez ce qui est crucial pour vous
Pourquoi faites-vous ce bilan ? Vous ne devez pas vous contenter d’un rapport détaillé de toutes les activités et actions menées mais plutôt utiliser votre PowerPoint pour faire une analyse des réalisations et en tirer des conclusions qui vont nourrir le plan d’action de l’année N+1. Oubliez le tableau de bord et regardez devant : votre boss s’intéresse davantage au business de l’année prochaine qu’au relevé des compteurs. Votre analyse vous sert à justifier la trajectoire que vous lui proposez : le bilan est une sorte de pitch qui vous permet de présenter votre plan et d’obtenir un feedback pour valider ou modifier la trajectoire prévue. Votre manager doit sortir de cette réunion avec une image en tête – celle que vous prévoyez pour l’an prochain. La présentation orale de votre PowerPoint vous offre la possibilité d’un véritable moment d’échange avec votre N+1 et N+2 sur des enjeux stratégiques, profitez-en ! Partagez vos perspectives pour l’année N+1, enrichissez et ajustez votre feuille de route avec votre manager en fonction des ambitions futures qu’il porte. Vous appartenez à l’équipe marketing et communication ? Inutile de détailler les retombées de chaque action menée, privilégiez un graphique qui mette en image les éléments clés de votre analyse. Votre intention est bien la construction de la feuille de route de l’année prochaine, beaucoup plus que la justification de l’année passée.
M comme Message : c’est LE message que vous souhaitez faire passer
Quels sont vos enjeux et objectifs en N+1 ? Démontrez en quoi ils s’inscrivent dans la trajectoire et les réalisations de l'année N. Parlez de vous et votre équipe en regardant loin : échangez avec votre N+1 sur la contribution de l’équipe aux succès de l’entreprise pour l’année prochaine…et les suivantes. Qu’attendez-vous concrètement après ce bilan ? Avez-vous besoin de plus de contexte sur l’activité de l’entreprise et sa stratégie dansles mois à venir ? Attendez-vous une validation de la part de votre boss sur le modèle stratégique que vous proposez ? La conception de votre PowerPoint doit mener vos interlocuteurs à l’action que vous attendez d’eux.
P comme Public : adaptez votre présentation à votre audience
Qu’est-ce qui est important pour votre boss ? Qu’est-ce qui l’intéresse vraiment ? Quels sont ses propres objectifs N+1 ? Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses enjeux personnels et ses éventuelles résistances ? Pourquoi ? L’analyse que vous faites lors de la conception de vos diapositives n’est pas seulement celle des activités mais aussi celle de votre public : vous devez réussir à vous mettre à la place de votre N+1.
Construisez votre présentation pour obtenir la contribution de votre patron à votre feuille de route. Dans quelles réflexions / décisions allez-vous l’impliquer ? Son temps est limité, orientez clairement votre rapport vers ce qui peut l’intéresser. Votre bilan annuel est l’occasion d’écrire ensemble la prochaine page de l’histoire de l’entreprise.
A comme Arguments : recensez vos idées et choisissez les arguments qui toucheront votre cible
Quels sont les arbitrages que vous attendez ? Quelles recommandations allez-vous faire ? Quels arguments utiliserez-vous pour convaincre ? Le bilan est l’occasion d’utiliser vos capacités d’analyse pour montrer votre compréhension des enjeux de l’entreprise et de la façon dont les activités de votre équipe s’insèrent dans l’activité globale et participent à la croissance du business.
Trop d’arguments tuent votre argumentaire et allongent inutilement votre présentation. Choisissez-les pour répondre aux aspirations de votre public et traiter toutes ses questions. Ayant bien compris comment fonctionne votre public, vous pouvez sélectionner vos arguments en fonction de ce qui convaincra vos interlocuteurs. Alors, votre PowerPoint devient un outil premium parce qu’il est personnalisé. Chaque élément, image, graphique, vous aide à convaincre et faire passer votre message. Aucune slide n’est là gratuitement, chaque diapositive établit un nouveau rapport entre votre bilan de l’année n, votre trajectoire pour l’année n+1 et les enjeux de l’entreprise au global. Utilisez vos slides comme autant de cartes à abattre pour convaincre que la trajectoire que vous envisagez pour votre équipe s’inscrit dans une stratégie globale, créatrice de nouvelles opportunités business pour l’entreprise.
C comme Conception : construisez l’histoire de votre bilan
Vous avez toutes les pièces du puzzle, comment allez-vous le construire ? Il vous faut un plan efficace pour construire un rapport captivant.
Rappelez-vous nos tips pour appliquer les outils du storytelling. Construisez le plan de votre bilan en gardant en tête que vos diapositives vous servent à raconter une histoire, tournée vers le futur de votre business. Plus qu’une simple liste de KPI, vous devez réussir à associer des émotions à votre bilan pour embarquer votre public dans la vision que vous portez de votre activité. Chaque diapositive doit porter un message clé, résumé en une phrase, qui présente un fait et la conclusion qu’il faut en tirer.
N’oubliez pas de revenir sur les chiffres de l’année N comme point d’ancrage pour votre feuille de route N+1. Vous n’avez pas besoin de tout détailler. Allégez, simplifiez au maximum, et mettez en annexe vos tableaux et chiffres détaillés. Sur la forme, utilisez nos 5 astuces pour améliorer le design de vos slides pour profiter de toutes les possibilités du logiciel de Microsoft et augmenter l’impact de votre présentation. Ce travail de design est essentiel : si vous n’avez pas de masque ppt, pensez à adapter vos diapositives aux couleurs et à la charte graphique de votre entreprise. Essayez, dès la conception de votre PowerPoint de l’envisager comme un template qui puisse resservir à votre équipe dans les années à venir, voire servir de modèle à l’échelle de votre entreprise.
T comme Talents : incarnez votre discours et votre ambition
Préparez-vous – vous et votre équipe – si vous souhaitez réussir une présentation inoubliable ! La conception d’un bon support PowerPoint est essentielle à la réussite de cet exercice, vos arguments et leur analyse doivent convaincre mais cela reste un exercice de pitch. La plupart du temps, ces présentations de bilans annuels se font à l'oral, devant le ou les managers : vous devez alors être prêt à prendre la parole, connaitre le contenu de vos slides pour pouvoir le présenter oralement.
« Le talent permet de gagner des matchs, mais le travail d’équipe et l’intelligence permettent de remporter des championnats ». Pour écouter Michael Jordan, répétez, en particulier votre introduction et les transitions. Soyez là en avance, vérifiez l’installation technique… détendez-vous ! Votre performance dépendra aussi du plaisir que vous prendrez à l’exercice. 😉
Et parce que pour convaincre, il faut d’abord capter l’attention de vos interlocuteurs, on vous livre nos conseils sur les meilleures accroches pour accrocher l’intérêt dès le début de vos présentations.
En conclusion
Réussir la présentation PowerPoint de votre bilan annuel va bien au-delà de la mise en page de graphiques slide après slide. On n’attend pas de vous un rapport détaillé de vos activités qui s’apparenterait plus à un reporting qu’à une analyse de vos résultats. C'est un exercice stratégique qui demande une réflexion autour des enjeux business de votre entreprise pour vous insérer dans une vision globale. Notre méthode IMPACT© vous offre un cadre solide pour transformer cette tâche souvent perçue comme fastidieuse en une opportunité de communication et de collaboration puissante.
En utilisant votre présentation comme un outil de storytelling, vous avez la possibilité de non seulement mettre en lumière vos accomplissements passés, mais surtout, de partager votre vision de l'avenir de votre équipe et de l'entreprise. N'oubliez pas, chaque diapositive est une brique de l'histoire globale que vous avez construite.
Réaliser des présentations exceptionnelles sur le fond et la forme, c’est notre métier.
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