Présentation efficace :

10 lois de la simplicité

Pour être efficace et atteindre un public, le PowerPoint doit présenter une qualité essentielle : la simplicité. Il faut clarifier le message pour qu’il puisse être facilement compris et retenu par l’auditoire. Et quand on prépare le support de présentation et le discours qui l’accompagne, il est plus facile de compliquer le message… et ses diapositives : on craint d’oublier des points importants, on alourdit avec un texte trop dense et ajoute trop d’éléments visuels. Nous avons tous tendance à créer des présentations sans penser au public à qui elles s’adressent. Le risque est évidemment de ne pas capter son attention, de l’assommer et de le perdre.

En tant qu'agence PowerPoint, notre métier est de vous accompagner dans l'utilisation de l'outil pour attirer l’attention, transmettre votre message et produire l’effet que vous espérez sur votre public. On vous partage nos meilleures astuces pour créer une présentation PowerPoint efficace pour votre entreprise.

Les présentations PowerPoint sont souvent trop compliquées

Cela part d’une bonne intention : expliquer en détails pour convaincre, donner un maximum d’informations pour préciser ses idées et transmettre son message. En dire assez pour que l’auditoire puisse décider. On met beaucoup d’infos : des arguments, des schémas, des tableaux, des chiffres,…

« Si je ne l’écris pas, on risque de me poser la question. »

Disons-le, on aime aussi prouver son expertise. On crée alors un contenu qui nous est destiné, la présentation devient une mise en avant de tous les éléments dont on dispose plutôt que de s’adresser à l'audience. Le public est pourtant le P de notre méthode IMPACT, il invite à penser le support comme un discours adressé à votre cible.

« En racontant le projet, je valorise le travail de l’équipe. » Equipe qui a d’ailleurs contribué à construire la présentation : chacun sa partie, sa slide, son graphique quand ce ne sont pas plusieurs visuels sur une même diapositive… car à force de vouloir dynamiser un PowerPoint avec des couleurs, des animations, même la forme devient indigeste. Retrouvez nos conseils pour une présentation multimédia réussie ici.

« En plus mon sujet est compliqué ». C’est souvent vrai.

Résultat : une présentation PowerPoint longue, fabriquée en partie avec des slides « recyclées », un fil conducteur assez mince, des redites, … et une forme hétérogène parce que tout le monde n’a pas utilisé le même masque ou la même version de la charte. On se retrouve avec une présentation sans axe graphique, sans modèle défini, avec des polices et des couleurs qui varient, des images et des vidéos non chartées. La présentation ne produit qu’un seul effet sur notre public : détourner son attention.

J’exagère ? Pas tellement.

Dan Ward a merveilleusement expliqué ce processus dans The Simplicity Cycle.

Sa démonstration est valable pour tout processus de conception.

1. Lorsque je commence une présentation, la page est blanche. La complexité est nulle… la valeur perçue aussi 😊
2. J’ajoute des slides, de l’information, mon contenu gagne en qualité : l’utilité perçue augmente ; la complexité aussi. C’est inévitable.
3. Il existe un seuil au-delà duquel l’ajout de slides rend la présentation non pas complexe mais compliquée. Plus j’ajoute de slides, d’idées, de données, plus la valeur perçue par le public diminue. L’auditoire n’a plus la bonne clé de lecture de votre présentation, elle n’est plus un outil efficace pour accompagner votre discours et vous perdez l’attention que vous cherchez à capter.
4. La simplicité, c’est réduire la complexité ET augmenter la valeur perçue. Créer une présentation Powerpoint efficace revient à trouver le juste équilibre entre les éléments importants pour construire le plan de votre discours et simplifier votre message pour le rendre accessible.

La simplicité est clé pour convaincre

Intéresser un public non expert sur un temps court, voire le convaincre, est un savoir-faire indispensable quel que soit notre métier. Vous organisez une formation à destination de commerciaux ? Vous devez trouver la bonne clé d’entrée, la bonne anecdote pour les intéresser au sujet.

Pierre-Gilles de Gennes, prix Nobel de physique 1991, disait: « Je répète souvent à mes élèves que le test crucial sur lequel ils seront jugés dans leurs métiers est de résumer en dix minutes un projet au moyen d’une ou deux slides, devant un auditoire pressé et fatigué ». Le physicien dit deux choses :

-       L’exercice de présentation, qu’elle soit ou non accompagnée de diapositive est universel

-       L’attention de l’audience n’est jamais acquise mais tout repose sur une formulation claire du message et un plan efficace

Il a fait des émules dans le milieu scientifique. Chaque année, le CNRS et la CPU (Conférence des Présidents d’Université) organisent le concours MT180 – Ma thèse en 180 secondes. « Chaque étudiant ou étudiante doit faire, en trois minutes, un exposé clair, concis et néanmoins convaincant sur son projet de recherche. Le tout avec l’appui d’une seule diapositive ! » Une thèse est sujet très complexe et sortir du rôle d’expert n’est pas évident pour un doctorant. Dans ce format de présentation, il doit réussir à extraire la qualité première, essentielle d’un sujet qui l’occupe quotidiennement. La diapositive créée n’est pas un résumé de l’ensemble du sujet, elle incarne l’angle choisi pour présenter le sujet. Le doctorant doit donc réussir à extraire une image marquante et qui intéressera le public à son sujet, aborder sa présentation avec un plan de manière à intéresser son public.  Comment accrocher l’attention et construire une histoire marquante ?

Retrouvez nos conseils pour capter l’attention dès les premières minutes. L’exercice décrit par Pierre-Gilles de Gennes est finalement celui d’un pitch : résumer un projet en quelques minutes pour convaincre.

Simplifier ne veut pas dire édulcorer et vider de son sens dans un processus brutal. Au contraire ! « La simplicité est la sophistication suprême ». Plus le contenu est court, plus sa valeur doit être perçue rapidement au risque, là encore, de perdre l’attention de l’audience. Tous les éléments doivent être sélectionnés avec soin. C’est là que notre méthode IMPACT peut vous aider en vous donnant un modèle pour trouver les éléments essentiels de votre présentation PowerPoint. Le A incarne les arguments, sélectionnés en fonction de l’auditoire : quelles informations, quelles données vont convaincre ? Et avec le C de la conception, il ne reste plus qu’à choisir à quel moment présenter votre graphique.

En 1977, Apple a fait de cette maxime de Léonard de Vinci son slogan en couverture de la brochure de l’Apple II. Jonathan Ive, grand patron du design chez Apple, précise d’ailleurs que « la vraie simplicité, c’est apporter de l’ordre à la complexité ». La conception du contenu est une étape essentielle de votre présentation: vous devez avoir un plan clair qui amène votre public à l’action

Faire simple, c’est du travail

Alors comment faire simple ?

John Maeda nous répond. Designer, chercheur au MIT, il a théorisé la simplicité en 10 lois.

Voici comment les appliquer pour créer une présentation PowerPoint efficace :

1 – Réduire

Facile à dire… Vous avez pensé et rédigé vos éléments de texte et il n’est pas toujours évident de percevoir la qualité que votre public peut en tirer, ou non. Toutes vos diapositives sont-elles nécessaires et efficaces ? Lisez tout de suite la règle n°10.
Et utilisez la méthode SHE (cf. plus bas).

2 – Organiser

Fond et forme… La structure visuelle renforce la structure du fond, la met en valeur. Les polices, les visuels ou vidéos, une utilisation efficace de la couleur… tous ces éléments de design peuvent rendre votre contenu plus attrayant et donc attirer l’attention de votre audience, l’aider à retenir votre message.  Et la structure du fond, c’est une démonstration solide, mise en scène. C’est une histoire. Une présentation PowerPoint efficace, c’est d’abord un récit bien construit qui permet de rajouter une couche de design.

3 – Faire gagner du temps

Votre public ressentira de la simplicité si vous lui faites gagner du temps. Pas si vous l’assommez avec 50 slides. Cela demande de connaître son public, par exemple ce qu’il sait ou ne sait pas de votre sujet. Votre discours doit s’adapter.

4 – La connaissance rend tout simple

Soyez pédagogue : répétez, illustrez avec des exemples, appuyez-vous sur des visuels qui donnent envie et renforcent l’intérêt pour votre histoire. Vous êtes expert de votre sujet, il est clair pour vous. L’exercice de présentation c’est rendre simple votre message pour un public qui n’en est pas expert : c’est là que votre présentation PowerPoint est porteure de valeur si elle met en scène des idées claires.

5 – Cultiver la différence

Plus votre sujet est compliqué, plus la simplicité sera une disruption. Plus que votre support, c’est votre histoire qui est à revoir : simplifiez votre message dans un récit qui fasse ressentir des émotions à votre audience plutôt qu’un discours compliqué. Nous vous avons préparé 5 conseils sur le Storytelling appliqué aux présentations PowerPoint. Si vous ne l’avez pas déjà fait, regardez les vidéos MT180 😊. Ce sont de très bons exemples.

6 – Simplifier aussi le cadre

La simplicité, c’est aussi pour votre public le sentiment de ne pas être perdu. Si votre présentation est longue, les conventions comme menu, numéros de page, intercalaires, rappels de chapitres… seront indispensables. Vous prononcez un discours et votre support PowerPoint est un outil de repérage pour votre auditoire : utilisez le design pour rendre la structure de votre présentation aussi claire que possible.

7 – Créer des émotions

La chaleur humaine, le cerveau droit… 🤗Histoire, visuels, présentation orale sont des vecteurs d’émotions aussi importants que vos arguments pour convaincre. Et les émotions sont bien plus efficaces qu’un discours uniquement rationnel pour que votre public retienne vos idées. Votre public est humain. 😉

8 – Inspirer confiance

La confiance de votre public renforcera son impression de simplicité. Vous susciterez la confiance en incarnant votre histoire et votre expertise et en démontrant à l’auditoire que vous vous êtes adapté à lui. Que vous avez bossé.

9 – Ne pas se prendre la tête sur un échec

Certaines choses sont très difficiles à simplifier. Peut-être même que vous ne voulez pas les rendre simples. Certaines données, certaines idées nécessitent plus de détails.
Alors passez à autre chose 😊 ou faites confiance à Histoires de Slides.

10 – Ôter ce qui est évident, rajouter ce qui donne du sens

Cette « loi » résume toutes les autres. C’est le conseil à retenir pour rendre votre présentation PowerPoint efficace. Elle est dite «cardinale » par son auteur. Quand vous rédigez le contenu de vos diapositives, éliminez toutes les informations évidentes, que votre auditoire connait forcément. Vous les rappellerez peut-être dans votre discours oral mais votre PowerPoint doit être centré sur les idées surprenantes, qui délivrent de la valeur et aide votre audience à retenir votre message.

Simplifier sa présentation PowerPoint avec SHE : le plus simple moyen de faire simple

Appliquer les 10 lois en même temps, c’est compliqué. Le moyen simple de simplifier votre présentation – soufflé par John Maeda – c’est SHE :

S comme Shrink (supprimer) : enlevez tout ce qui est inutile. Conservez uniquement les éléments – visuels ou texte – qui servent vraiment à transmettre votre message.

H comme Hide (cacher) : mettez en annexe tout ce qui pourrait être utile mais ne l’est pas vraiment. Des tableaux de données complexes ? Ne gardez dans votre présentation que celles qui servent votre discours, le reste peut aller en annexe.

E comme Embody (incarner) : en fait c’est intraduisible en un seul mot. C’est à la fois donner du sens, mettre en forme, créer de l’envie, séduire votre public, l’intéresser, le faire adhérer à votre discours. Vos images et l’histoire que vous racontez doivent embarquer votre public, à tous les niveaux.

C’est le métier d’Histoires de Slides :

• un message simple et clair
• une histoire intéressante
• un design captivant
• vous devant votre public, habité, convaincu, ayant envie de convaincre.