Créer une présentation captivante, c’est toujours beaucoup d’investissement pour raconter la bonne histoire et la mettre en forme de manière engageante. Et si vous trouviez un moyen d’optimiser le temps que vous passez à concevoir vos slides ?
Le secret : utiliser des raccourcis clavier. Des plus classiques, valables sur tous les logiciels, aux plus spécifiques, ils vous permettent de gagner du temps sur des manipulations que vous allez devoir répéter.
Découvrez les raccourcis dont vous aurez besoin pour construire votre présentation !
Pourquoi utiliser des raccourcis clavier ?
Gain de temps, productivité accrue, etc… les raccourcis vous permettent de créer vos diapositives plus rapidement. Et, c’est bien la première raison de les utiliser. Mais est-ce vraiment le seul avantage des raccourcis ?
Découvrez 3 autres raisons de vous appuyer sur ces manipulations 😉
Fluidifier votre travail
Un clic pour ouvrir le menu, un autre pour dérouler le sous-menu et ainsi de suite. Chercher les options peut devenir un frein dans votre travail : vous arrêtez la création de votre slide pour trouver la bonne commande. Avec les bons raccourcis, vous facilitez la conception de votre présentation. Vous enchaînez les tâches directement depuis votre clavier, sans changer d’outil et facilitez votre flux de création.
Augmenter votre précision
Déplacer un bloc de texte à la souris, c’est prendre le risque qu’il se décale au dernier moment. Vous minimisez vos erreurs en vous appuyant sur les raccourcis, votre démarche est automatisée.
Personnaliser votre manière de travailler
Selon le type de présentations que vous créez, vous n’avez pas besoin d’effectuer les mêmes manipulations. Apprenez les raccourcis que vous avez des chances d’utiliser régulièrement. Vous aurez alors un usage personnalisé du logiciel.
Les raccourcis à connaître
Vous êtes décidés à fluidifier votre manière de travailler ? Découvrez les raccourcis claviers qui peuvent vous accompagner dans votre quotidien.
Les basiques
Ils sont valables dans tous les logiciels, vous en aurez également besoin pour concevoir vois slides. Voici un rappel des raccourcis essentiels :
Ctrl + S : un logiciel qui plante, ça arrive. En réseau, votre présentation s’enregistre automatiquement, et si vous n’êtes pas connecté ? Pensez à utiliser ce raccourci pour sauvegarder régulièrement votre travail.
Ctrl + Z : vous avez accidentellement déplacé un texte, ne paniquez pas ! Avec ctrl + Z, vous annulez votre dernière action, et vous pouvez reprendre le travail sans stress.
F4 : c’est une sorte d’opposé à la manipulation précédente. Avec la touche F4, vous répétez la dernière action. Vous pouvez par exemple coller plusieurs fois une même forme que vous avez déjà copiée.
Ctrl + A : ce raccourci vous sert à tout sélectionner. Attention, tout dépend du mode d’affichage ! Si vous êtes dans un bloc de texte, vous sélectionnez le texte de ce bloc. Sur une slide, vous choisissez tous les éléments présents sur la slide. Et vous pouvez même utiliser cette commande en mode « Trieuse des diapositives » pour apporter des modifications à l’ensemble de vos slides en une seule fois.
Ctrl + C / Ctrl + V : normalement, vous connaissez déjà ce duo de raccourci. La manipulation pour copier et coller un élément vous accompagne dans la conception de vos diapositives.
Ctrl + D : envie de gagner du temps ? Cette commande vous permet de dupliquer encore plus rapidement un élément sur votre diapositive. Vous n’avez plus qu’à le positionner là où vous le souhaitez.
Ctrl + F et Ctrl + H : vous avez besoin de rechercher un terme dans votre présentation ? Utilisez la commande Ctrl + F. Elle s’accompagne d’un second raccourci assez proche, Ctrl + H : il remplace les occurrences d’un terme par un autre 😉
La gestion du logiciel
Le saviez-vous ? Vous pouvez créer une nouvelle présentation avec une commande sans passer par les menus. Découvrez d’autres raccourcis de ce type :
Ctrl + N : vous créez une nouvelle présentation avec ce raccourci !
Ctrl + Maj + N : vous ouvrez une nouvelle présentation, en dupliquant une présentation déjà ouverte.
Ctrl + O : c’est le pendant de la commande précédente. En appuyant sur ces deux touches, vous accédez à la liste des présentations ouvertes récemment. Vous reprenez facilement votre travail là où vous vous étiez arrêté.
Ctrl + W : cette commande ferme la fenêtre en cours d’utilisation, mais pas l’ensemble du logiciel. Vous restez face au logiciel vide ou repassez sur une autre fenêtre ouverte.
Ctrl + Q : pour aller un cran plus loin. Vous fermez l’ensemble du logiciel, et donc des fenêtres ouvertes.
Ctrl + Tab : vous avez plusieurs présentations ouvertes en même temps ? Cette commande vous permet de passer de l’une à l’autre sans problème.
En mode diaporama
Une présentation PowerPoint, c’est aussi un support que vous projetez en réunion ou lors d’une intervention devant un public. Voici 2 raccourcis à utiliser en mode diaporama :
F5 : cette touche vous permet de lancer le mode diaporama. La présentation commence et vous vous lancez dans votre argumentation.
Echap : vous avez lancé votre présentation trop rapidement ? Avec la touche Echap, vous quittez le mode diaporama en un clic.
Le pilotage de vos éléments
Comment insérer facilement une nouvelle diapositive ?Ou dupliquer un élément ? Découvrez les raccourcis qui servent à créer du contenu.
Ctrl + M : vous créez une nouvelle slide vierge.
Ctrl +D : sélectionnez une slide dans la barre latérale. Cette commande duplique la diapositive en question.
Ctrl + flèche vers le haut : vous remontez une slide dans l’ordre de la présentation.
Ctrl + flèche vers le bas : à l’inverse, vous déplacez votre slide vers la fin de votre présentation. Réorganiser l’ordre de vos diapositives n’a jamais été aussi facile.
Maj : Maintenir la touche Maj enfoncée lorsque vous déplacez un élément à la souris limite les déplacements à l’axe horizontal ou vertical. Vous conservez donc l’alignement de vos éléments plus facilement.
Ctrl : lorsque vous manipulez un élément en appuyant sur la touche contrôle, vous le dupliquez sur cet emplacement.
Et donc Ctrl + Maj : vous pouvez combiner les deux touches ! Vous dupliquez alors vos éléments en conservant les axes de symétrie. Vous gagnez du temps dans la conception de vos slides.
Ctrl + Maj + C / Ctrl + Maj + V : en ajoutant la touche Maj, vous ne copiez plus l’élément mais son style. Vous pouvez alors unifier l’apparence de différents textes, ou formes.
Attention, voici deux raccourcis valables uniquement si vous utilisez le logiciel en anglais. Dans ce cas-là, la mise en gras d’un texte se fait avec Ctrl + B, ce qui permet d’autres raccourcis :
Ctrl + G : vous groupez des éléments pour pouvoir ensuite les déplacer ensemble.
Ctrl+ Maj + G : à l’inverse, cette commande dégroupe les éléments qui avaient été groupés.
L’habillage des textes
Votre présentation contient forcément du texte ! Comment travailler vos textes et les mettre en forme ?
Ctrl + G : vous mettez en gras le texte sélectionné.
Ctrl + I : un autre moyen de mettre l’accent sur un mot ou un morceau de phrase ? Passez votre texte en italique.
Ctrl + U : ce raccourci souligne le texte choisi. Attention, utilisez cette mise en forme avec parcimonie : elle alourdit vite votre diapositive.
Ctrl + K : vous ouvrez la boite de dialogue qui permet l’insertion d’un lien hypertexte.
Ctrl + = : ce raccourci passe votre texte en indice.
Ctrl + Maj + + : à l’inverse, vous mettez le signe sélectionné en exposant.
Maj + F3 : vous changez la « casse » d’un texte. Cela signifie que vous passez d’un texte en minuscules à un texte en majuscules ou avec une majuscule au début et le reste en minuscule. Pour changer une seconde fois, appuyez de nouveau sur F3 en maintenant la touche Maj enfoncée.
Un tip supplémentaire : cette commande vous permet entre autres de passer une lettre avec un accent en majuscule.
Ctrl + Maj + F : vous ouvrez une boîte de dialogue qui vous permet de modifier les polices sur l’ensemble des slides. Titre, corps de texte, etc., vous changez rapidement toutes vos slides.
Gérer l’alignement
Un texte peut être aligné à gauche, à droite, centré… Découvrez comment utiliser les commandes clavier pour changer l’alignement d’un texte.
Ctrl + L : c’est l’alignement par défaut mais vous pouvez vouloir y retourner après une modification. Avec Ctrl + L, vous alignez un texte à gauche.
Ctrl +R : à l’opposé, avec la lettre R, vous alignez votre texte à droite.
Ctrl + E : vous centrez votre texte à l’intérieur de son bloc.
Ctrl + J : cette commande justifie votre texte. Attention, nous vous le déconseillons dans les présentations : les espaces de tailles variables ralentissent la lecture.
Deux conseil bonus
Ce ne sont pas des raccourcis à proprement parler mais voilà encore deux tips pour accélérer la création de votre présentation
Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
La barre d’outils d’accès rapide est un bandeau qui vient s’ajouter sous le ruban du logiciel. Elle contient les commandes les plus utilisées et peut donc être une alliée de la création efficace de diapositives.
Elle ne s’affiche pas lorsque vous ouvrez PowerPoint ? Cliquez sur Fichier, puis Options tout en bas du menu.
Dans la fenêtre de dialogue, sélectionnez « Barre d’outils d’accès rapide » et cochez la case « Afficher la barre d’outils d’accès rapide ».
Par défaut, elle contient des options comme Enregistrer, Répéter ou encore Annuler. Et si vous la personnalisiez pour accéder aux commandes dont vous avez vraiment besoin ? Vous pouvez le faire depuis la fenêtre de dialogue ou directement depuis votre présentation. Voici une méthode en 3 étapes :
- Cliquez sur la flèche à droit de la barre.
- Sélectionnez ou désélectionnez les commandes parmi les plus courantes.
- Choisissez « Autres commandes » pour ouvrir la fenêtre de dialogue avec l’ensemble des options.
Et voilà ! Vous avez accès aux commandes dot vous avez vraiment besoin.
Insérer facilement du Lorem ipsum
Vous créez un masque à l’usage de votre entreprise ? Ou vous savez qu’une zone de texte sera à compléter plus tard ? Ajoutez du Lorem ipsum pour indiquer une zone de texte. Mais attention, pas besoin de copier ce latin de cuisine : tapez =lorem(x,y) avec x comme nombre de paragraphes nécessaire et y pour le nombre de phrases par paragraphe. Appuyez sur entrée et votre texte se remplit seul.
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A retenir
La liste des raccourcis sur PowerPoint, et l’ensemble des logiciels Microsoft, est longue, vous ne pourrez pas tous les retenir. Le point essentiel pour un usage efficace des raccourcis ? Repérez ceux qui sont utiles pour vous : identifiez de quoi vous avez besoin pour concevoir vos slides et optimiser la création de vos présentations.
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