Quels types de fichiers

pouvez-vous créer avec PowerPoint ?

Pptx, potx, ppsx… ces termes ne vous disent rien ? Vous pourriez bien en avoir besoin ! PowerPoint vous offre de nombreuses options pour enregistrer vos documents dans différents formats. Encore faut-il s’y retrouver. Comment choisir la meilleure extension pour votre fichier ?

Retrouvez tous les formats les plus utiles et les usages que vous pouvez en faire.

Les formats de fichier PowerPoint courants

La liste des extensions proposées pour enregistrer votre présentation est longue. Avez-vous besoin de toutes les connaître ? Pas du tout : certaines ont un usage très limité et vous ne vous en servirez jamais.

Voici les types de fichier à connaître.

Les formats ppt ou pptx : le format de présentation standard

Vous utilisez l’extension ppt ou pptx pour créer un support de présentation classique, que vous utilisez pour vos prises de paroles. Alors quelle différence entre ppt et pptx ? Tout dépend de la version de Microsoft que vous utilisez. Pour les versions antérieures à Office 2007, votre présentation sera au format ppt ; sinon elle sera en pptx. Vous pourrez toujours enregistrer votre présentation au format ppt dans le cas où votre version du logiciel utilise pptx par défaut. Vous éviterez des problèmes de compatibilité si votre interlocuteur n’utilise pas la même version d’Office !

C’est aussi votre document de travail. Vous n’avez pas fini de modifier votre support ou vous souhaitez que d’autres puissent le modifier ? Enregistrez votre document au format standard pour pouvoir revenir dessus.

Le format ppsx : un diaporama autonome

Le format ppsx est un format qui ne permet pas de modifier le document mais seulement de l’afficher en mode diaporama. Vous pouvez alors partager votre présentation commerciale ou un portfolio à vos prospects sans leur laisser la possibilité de modifier le document. Ils pourront uniquement passer d’une slide à l’autre en mode diaporama. Le point fort de ce format? Les animations créées dans PowerPoint restent fonctionnelles.

Attention :si vous envoyez un fichier ppsx, votre interlocuteur doit avoir installé le logiciel. Sinon, il ne pourra pas ouvrir le document.

Le format PDF : un document statique et léger

Vous voulez un fichier léger et facile à inclure en pièce jointe d’un mail ? Tournez-vous vers le format PDF. Attention, un fichier pdf est statique : vos animations ne seront pas visibles et vous ne pourrez pas ajouter de vidéos à votre support. Assurez-vous que cela correspond à vos besoins pour ce document.

Le format potx : un modèle de présentation

Le potx est un modèle de présentation qui vous permet d’enregistrer vos typos, votre palette de couleurs, différents éléments graphiques (logo, arrière-plan, etc.) ou encore des dispositions de slides. Ce format est non modifiable pour un usage intuitif de votre masque !  Chaque fois que vous l’ouvrez, il crée un nouveau fichier au format standard (ppt ou pptx) que vous devrez renommer et enregistrer. Cette nouvelle présentation vous donne directement accès aux différentes déclinaisons de slides créées que vous n’avez plus qu’à personnaliser avec vos contenus.

L’avantage de ce format ? Vous gardez un fichier de référence auquel vous pouvez toujours revenir. Vous créez plusieurs présentations qui suivent la même structure à partir du même modèle !

Le format thmx : un modèle plus léger

Le fichier thème enregistre certains éléments graphiques pour unifier l’apparence de vos présentations. En l’appliquant à votre support, vous retrouvez vos couleurs, vos typographies et vos arrière-plans. Rendez-vous dans l’onglet Conception pour utiliser votre modèle. Attention, avec ce type de fichiers vous n’aurez pas de modèles de slides.

Avec ce format, vous assurez le respect de votre charte graphiques par l’ensemble de vos équipes !

Le format mp4 : une vidéo de votre présentation

Vous pouvez créer des fichiers vidéo à partir de votre présentation. Vous pouvez vous rendre directement dans l’onglet Enregistrer sous : format mp4.

Pour plus de personnalisation allez dans l’onglet Exporter puis Créer une vidéo : vous aurez la possibilité de déterminer la qualité de la vidéo et le temps passé sur chaque slide.

Les formats jpg et png : transformez vos slides en images

Vous avez besoin de visuels pour vos réseaux sociaux ? Créez-les directement depuis PowerPoint. Vous pouvez enregistrer vos slides pour en faire des visuels statiques et faciles à partager. Le format jpg est plus léger que le png, et donc parfois mieux accepté par les différentes plateformes.

A noter : vous pouvez enregistrer une seule de vos slides, ou l’ensemble des diapositives d’une présentation en une seule fois.

Comment choisir le bon format pour votre présentation ?

Vous l’aurez compris, tous ces formats ont des usages différents. Voici les trois grands éléments à prendre en compte pour déterminer quel type de fichier créer à partir de votre présentation PowerPoint.

En fonction de l'usage prévu

Avez-vous besoin de projeter votre document sur un écran ou de l’envoyer par mail ? Dans le premier cas, gardez un fichier pptx ou ppt.

Si vous partagez votre présentation, le format dépend de ce que vous attendez de vos interlocuteurs. Votre destinataire doit pouvoir modifier le contenu ? Vous utiliserez aussi un ppt. Dans le cas contraire, tournez-vous vers l’un des formats non modifiables (PDF ou ppsx), selon l’intégration de médias ou la dimension statique de votre document.

Vous pouvez aussi créer des documents que vous allez ensuite imprimer. Utilisez alors un format PDF ou png pour garder une meilleure qualité.

En fonction de l'audience et des besoins

Partagez-vous le document en interne ou avec un public externe ? Avec vos équipes, conservez un fichier modifiable en ppt ou pptx. Ils pourront faire des ajustements ou des commentaires. Vous travaillez ensemble pour améliorer un fichier avant de l’envoyer à l’externe !

A l’inverse, privilégiez des formats non modifiables pour l’envoi à un prospect, un client ou un partenaire. Vous pouvez alors partager un pdf, une vidéo, un jpeg ou ppsx.

Votre public a-t-il besoin de voir des animations ? Utilisez un format ppsx ou vidéo pour garder tout l’impact visuel de votre création.

En fonction de la compatibilité logicielle

Vérifiez toujours que les conditions matérielles sont réunies pour permettre d’afficher votre présentation. Vous allez projeter votre PowerPoint lors d’une intervention ? Demandez à l’organisation si la version d’Office est compatible avec un pptx, ou s’il vous faut un ppt.

Vous partagez un document par mail : votre destinataire possède-t-il PowerPoint ? Si ce n’est pas le cas, utilisez des formats adaptés – PDF pour un document statique, mp4 ou encore ODP (OpenDocument).

A retenir

Le logiciel PowerPoint vous offre de nombreuses opportunités pour créer des fichiers adaptés à vos besoins ! Pour trouver la bonne extension, réfléchissez au contexte d’utilisation de votre document : votre interlocuteur, la technique et le mode de partage vous dicteront ce choix.